Cómo SIMPLIFICAR tus OBJETIVOS, PROYECTOS y TAREAS

Cuando a principios de 2013, Miquel y yo decidimos emprender y montar nuestra propia consultora de recursos humanos “emorganizer”, ya hacía algunos meses que habíamos descubierto esa disciplina o conjunto de metodologías llamada "Productividad Personal", "Efectividad" o "Gestión del tiempo".

Por eso, antes de empezar ya teníamos claro que además de ser uno de nuestros servicios principales, iba a ser uno de los pilares para gestionar nuestra empresa, y porque no decirlo, también de nuestra vida.

Era y sigue siendo emocionante poner en práctica cada nueva metodología, técnica, hábito o truco que descubrimos, y luego enseñarlo a nuestros clientes.

A finales de 2014 nos considerábamos muy productivos porque teníamos todo bajo control, no se nos olvidaba ni escapaba nada.

Esa sensación de control era increíble comparada con lo que habíamos vivido en la universidad como estudiantes o en nuestros primeros empleos por cuenta ajena.

Por otro lado, uno de los principales objetivos que nos habíamos marcado en nuestro nuevo proyecto profesional, era sólo trabajar por las mañanas en horario intensivo y tener las tardes libres. Por algo éramos nuestros propios jefes y esa tenía que ser una de nuestras ventajas laborales más destacadas.

Pero algo no iba bien…

Sin embargo, haciendo un ejercicio de honestidad, vimos que algo fallaba. Pese a ser muy productivos, pues éramos expertos en ello, cada vez trabajábamos más tardes porque sentíamos que no llegábamos a todo y eso comportaba menos dedicación a nuestra vida personal.

Nos sentíamos muy cansados, estresados e insatisfechos y nos dimos cuenta de que algo teníamos que cambiar porque el estilo de vida de aquel momento no era el que soñamos cuando decidimos emprender.

Si las tareas que entran en tu Sistema de Productividad (lo que decides que vas a hacer) superan en número a las que vas completando, algo falla. Tu Sistema no es SOStenible.

El descubrimiento que lo cambió todo: la Simplificación

Entonces, un día en Twitter descubrimos casi por accidente un concepto que podía ser la solución a esa insatisfacción que sentíamos.

Para reducir en gran medida el caos y estrés diario hay que determinar exhaustivamente todo lo que es importante en tu vida y desechar el resto. No hay otra, lo que no suma resta.

¿Qué opináis? ¿Tiene sentido?

A esta filosofía o manera de entender la vida le llaman "minimalismo existencial", aunque nosotros preferimos llamarle “simplificación”.

La reflexión

Llevábamos más de 2 años creyendo ser muy productivos cuando en realidad estábamos siendo unos grandes acumuladores de objetivos, proyectos y tareas.

¿Cómo podíamos pretender implementar con éxito cualquier metodología de productividad con el esfuerzo y energía que eso supone, sin antes eliminar nada de nuestra vida?

Y así comprendimos por qué todo lo aprendido sobre Productividad Personal funcionaba parcialmente.

Trabajar la Productividad Personal sin Simplificar es como ese hámster que corre en su rueda sin moverse del sitio.

¡Claro! ¿Cómo no lo habíamos visto antes?

Por dónde empezar

Después de sentir la emoción inicial de esta revelación, nos dimos cuenta de que no teníamos ni idea de por dónde empezar.

Y además el mundo no para, así que mientras piensas por dónde empezar a simplificar tienes que seguir lidiando con todo. Y eso amig@s, es agotador. Te desgasta muchísimo y ese mismo estrés te impide avanzar. Es un pez que se muerde la cola.

El verdadero cambio se produce cuando tomas la decisión irrevocable de ACTUAR, aunque no lo hagas bien a la primera. Es decirte en voz alta: voy a empezar ahora, mi satisfacción personal y mi salud están en juego. ¿Acaso no es eso lo más importante?

Ahora que han pasado algunos años ya sabemos cómo empezar. Hay dos grandes cosas por hacer:

A.- La primera es filtrar o limitar los nuevos objetivos, proyectos y tareas que entran en tu Sistema de Productividad (lo que has decidido que vas a hacer).

Para ello necesitarás determinar unos criterios claros y bien definidos que te permitan:

  • Descartar más fácilmente propuestas que te hacen otras personas que tienen que ver con nuevos objetivos, proyectos y tareas a realizar por ti
  • Descartar de forma ágil objetivos, proyectos y tareas que en un principio te impones tú mismo/a

Los dos criterios más importantes para decidir si debes permitir la entrada a tu Sistema de un nuevo objetivo, proyecto o tarea son tu voluntad honesta de hacerla y tu energía disponible para llevarla a cabo. En este artículo lo explico con más detalle.

La clave está en implantar el hábito de descartar objetivos, proyectos y tareas en tu vida profesional y también personal.

B.- La segunda gran cosa que proponemos realizar es un proceso de simplificación o limpieza general de todos los objetivos, proyectos y tareas pendientes que has acumulado en tu vida hasta ahora y que en realidad ya no son tan importantes para ti.

Dicho así tal vez asusta, pero te aseguro que no es grave, todo lo contrario, es tremendamente liberador.

Puedes empezar por lo profesional, pero mi consejo es que incluyas también tus objetivos y proyectos personales.

¿Cómo hacer esa gran limpieza? El inventario

Para saber qué debes simplificar primero tienes que saber qué tienes.

Si usas una metodología de Productividad Personal, muy probablemente dispongas de una lista de objetivos y/o de proyectos y tareas.

Si ese no es tu caso, nuestra recomendación es que ya sea en formato papel o digital, construyas una lista con todos los objetivos que deseas cumplir y otra lista con tus proyectos y sus correspondientes tareas (o al menos las principales).

El objetivo de estas dos listas es sacar toda esa información de tu mente y así reducir el estrés que supone tener que recordar todo lo que tienes/quieres hacer.

Una vez tienes TODO lo que quieres hacer delante de ti, viene lo más complicado: DESCARTAR.

Debes quedarte con muy pocas cosas porque van a venir de nuevas constantemente, y por muy productivo/a que seas tu ritmo de ejecución tiene un límite.

1.- ¿Con cuántos objetivos me quedo?

Antes de hablar de la cantidad de objetivos recomendada, cabe fijar el período de duración de los mismos.

Nuestra recomendación es que los objetivos duren 90 días como máximo. Pasados esos tres meses, o has cumplido el objetivo o lo descartas.

Y en tres meses con 3 grandes objetivos (2 laborales y 1 personal por ejemplo) es suficiente. No te abrumes con más. De verdad, haz la prueba y compruébalo tu mismo/a.

2.- ¿Cuántos proyectos y tareas debo tener en mi Sistema?

Esto ya es más complicado de determinar. Para ello, recomendamos que uses una lista de tareas puntuales (tanto profesionales como personales) donde incluyas las siguientes categorías:

  • Fecha de introducción de la tarea
  • Proyecto
  • Tarea
  • Responsable de hacer la tarea
  • Estado de la tarea (en espera, en curso, hecha)

Cuando inicies un proyecto escribe todas las tareas asociadas al mismo que debas hacer y no olvides escribir la fecha en la que introduces cada tarea en tu “Sistema de productividad” (cosas que has decidido hacer).

Esto servirá como criterio clave para determinar si una tarea o proyecto entero debe seguir en tu Sistema o si ya lleva demasiado tiempo “en espera” y ha llegado el momento de descartarlo definitivamente.

Nuestra recomendación es que, si un proyecto y sus tareas llevan más de 2 meses sin llevarse a cabo, ya no se van a hacer, así que debes eliminarlas de tu Sistema y así liberar espacio.

Si eres emprendedor, seguramente 2 meses sea demasiado tiempo y debas reducir el criterio para descartar tareas en espera a 1 mes desde su fecha de introducción.

Los que llevamos algunos años emprendiendo ya hemos podido comprobar miles de veces que la velocidad de los cambios en la actualidad es tan grande, que lo que ayer era importante hoy ya es obsoleto y si no se ha hecho, casi que mejor, eso que te has ahorrado.

3.- ¿Cuántas tareas puedo hacer en una semana?

Este dato orientativo te puede servir para tomar consciencia de la reducida capacidad de ejecución que tenemos.

Difícilmente podrás hacer más de 10 tareas puntuales de 1h de duración a la semana o más de 5 tareas puntuales de 2h.

Así que no te fuerces a hacer más. Parecen pocas, lo sé, pero tenemos calculado que aproximadamente un 60% de nuestro tiempo laboral como emprendedores, lo dedicamos a “tareas de control repetitivas” como revisar el correo electrónico o las redes sociales y por lo tanto, sólo queda un 40% del tiempo para las tareas puntuales.

Pero claro, a ese 40% hay que restarle el tiempo de imprevistos y cosas que van surgiendo durante la semana, que puede representar en ocasiones hasta el 50% de ese tiempo.

O sea que al final sólo te queda un 20% del tiempo laboral para las tareas puntuales. El 20% de 50 horas son 10 horas. Pues eso, 10 tareas puntuales de 1h o 5 de 2h. 

Y si me lo permites, mejor que no llegues a trabajar 50 horas semanales y te quedes en 40, de lo contrario la conciliación entre la vida laboral y personal se complica cómo puedes leer aquí.

Los resultados

Gracias a aplicar estos criterios cada vez Miquel y yo ponemos más foco en menos objetivos, pero los logramos todos o casi todos. Como por ejemplo algo en lo que llevábamos mucho tiempo insistiendo sin éxito y que por fin ya es una realidad: escribir y publicar nuestro primer libro.

¡Ahora es tu turno! ¿Usas una lista de objetivos y/o tareas? ¿Usas algún criterio para simplificar estas listas? Nos encantará aprender de tu experiencia en el apartado de comentarios. Te agradecemos de antemano tu participación :-)

¡Un abrazo conciliador!

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